Na prvom upoznavanju sa poslovnom korespondencijom može se stvoriti utisak da je ovo suviše složen sistem. Zapravo, različite vrste poslovnih pisma organski odgovaraju potrebama pojedinca u interakciji.
Poslovno pismo o saradnji
Prvi most između potencijalnih partnera u budućnosti je, po pravilu, poslovno pismo o saradnji. Predstavnici dve firme mogu već upoznati i sprovesti preliminarne pregovore, ali će zvanični kontakt biti pismo o saradnji.
Važne poene za ovaj dokument:
- žaliti se određenoj osobi;
- upućivanje na sastanak ili izvor informacija o ovoj firmi;
- rezime suštine pitanja;
- tabele, cijene i druge dodatne informacije je bolje poslati u aplikaciju.
Poslovno pismo sastanka
Ako bude uspješan, sljedeći korak će biti poslovno pismo sastanka. Ovakva poslovna pisma mogu smanjiti broj prelaznih faza pregovora i uticati na uspeh predstojećeg sastanka. Zainteresovana strana treba da razmisli o detaljima do najmanjih detalja:
- propisi;
- agenda;
- artikulisati pitanja za diskusiju;
- predstaviti niz sekundarnih pitanja koja mogu nastati u procesu;
- pripremiti informativne prijave, za koje je preporučljivo da druga strana pročita pre sastanka.
Takvo pametno poslovno pismo će pomoći izbjegavanju nesporazuma, neslaganja, drugih neprijatnih trenutaka koji mogu utjecati na ishod pregovora. Na osnovu rezultata pregovora, pisano je o poslovnom pismu o sastanku - ali već u formi izvještaja o postignutim rezultatima. On služi istoj svrsi: kako bi se osiguralo da partneri pravilno tumače postignute sporazume. Druga strana je pozvana da potvrdi zapisnik sastanka ili da izmeni, po pravilu, jedan dan.
Druge vrste poslovnih korespondencija
Sa već uspostavljenim odnosima, najčešće, ove vrste poslovnih pisama, kao što je poslovno pismo-zahtev i, shodno tome, pismo-odgovor. Sa bilo kojim izmenama u aranžmanima ili kada su potrebne dodatne informacije, jedna firma šalje drugo pismo zahteva.
Za održavanje postojećih poslovnih odnosa ili uspostavljanje novih, pružiće se takva poslovna pisma kao poslovno pismo-poziv i poslovno oglašavanje. Firma može organizovati konferenciju, izložbu, seminar i tako dalje - i pozvati stvarne i potencijalne partnere, u lice menadžmenta ili čitav tim. Biće jeftinije poslati prodajno pismo, ali povrat od toga je znatno niži.
Poslovna etika uključuje pismo zahvalnosti u odgovoru na ispunjenje zahteva od strane ugovorne strane ili za drugu saradnju.
Neke vrste poslovne korespondencije možda će biti teže pisati. To su:
- poslovno pismo odbijanja;
- poslovno pismo sa izvinjenjima;
- poslovno pismo;
- poslovno pismo-zahtev.
U ovim dokumentima, posebno je važno održati dobronameran i poštovan ton. Što se tiče pismenog zahteva, tada, prema pravilima poslovne etike, formulacija za izjašnjavanje se koristi čak iu onim slučajevima kada bi u životu postojala potražnja.
Šta tražiti u poslovnoj prepisi:
- važan trenutak za bilo koje poslovno pismo je žalba na određenu osobu, sa ispravnim pravopisom punog imena, pozicije, imena preduzeća;
- bez obzira na to da li pišete elektronsko poslovno pismo ili papirni dokument - trebalo bi da bude na memorandumu kompanije sa svim zahtevima;
- etika, korektnost i poštovanje - jedini prihvatljivi ton za poslovna pisma.
- pismo treba održati u suvom, poslovnom stilu - bolje je izbjeći emocionalne promjene iz običnog govora.
Poslovno pismo, napisano s ovim nijansama u mislima, će učiniti bolji utisak vašeg pošiljaoca. I u poslovnom svijetu, ovo će pomoći otvaranju desnih vrata.